Veröffentlichung BayMBl. 2025 Nr. 525 vom 10.12.2025

3003.3-J

Aktenordnung für Justizverwaltungsangelegenheiten in Bayern
(Justizverwaltungsaktenordnung – AktO-JV)

Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz

vom 20. November 2025, Az. B3 - 1456 - VI - 9107/2017

§ 1 Anwendungsbereich

(1) ¹Die Justizverwaltungsaktenordnung regelt die Bildung und Führung von Akten in Justizverwaltungsangelegenheiten. ²Es wird unterschieden zwischen

1. 1. Justizverwaltungsangelegenheiten von allgemeiner Bedeutung (Generalsachen) und
2. 2. Justizverwaltungsangelegenheiten, denen über die Erledigung des Einzelfalls hinaus keine allgemeine oder grundsätzliche Bedeutung zukommt (Einzelsachen).

(2) Soweit nicht anders bestimmt, gelten die Vorschriften der Aktenordnungen der jeweiligen Gerichtsbarkeiten und Staatsanwaltschaften zur Aktenführung auch für Justizverwaltungsangelegenheiten.

(3) Für die Bildung und Führung von Akten in Personalangelegenheiten gelten die jeweiligen Vorschriften der Länder.

(4) Die Führung der Kassenunterlagen regeln die Haushaltsordnungen und die hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften.

(5) Änderungen sind durch gemeinsamen Beschluss der Landesjustizverwaltungen herbeizuführen.

§ 2 Justizverwaltungsaktenplan

¹Justizverwaltungsangelegenheiten sind nach dem Justizverwaltungsaktenplan der Anlage zu ordnen. ²Der Justizverwaltungsaktenplan ist in Hauptgebiete, Gruppen, Untergruppen und Einzelangelegenheiten unterteilt. ³Die Hauptgebiete erhalten die Nummern 1 bis 9. ⁴Jedes Hauptgebiet umfasst 10 Gruppen mit den Nummern 10 bis 99, jede Gruppe 10 Untergruppen mit den Nummern 100 bis 999 und jede Untergruppe 10 Einzelangelegenheiten mit den Nummern 1000 bis 9999. ⁵Grundsätzlich soll die Aufteilung bis zu Einzelangelegenheiten vorgenommen werden.

§ 3 Aktenzeichen

(1) ¹Jeder Geschäftsvorgang erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Dokumente in Papier- oder elektronischer Form sowie sonstige Dateien und Unterlagen zu führen sind. ²Das Aktenzeichen wird gebildet aus

1. 1. dem Aktenplanschlüssel,
2. 2. weiteren Unterscheidungszeichen, zum Beispiel

a)

Abteilungsbezeichnung,

b)

fortlaufende Nummer,

c)

Jahrgang,

d)

bei Auslandsbezug Länderschlüssel nach der Staats- und Gebietssystematik des Statistischen Bundesamts mit dem jeweils aktuellen Stand.

³Aktenplanschlüssel und Unterscheidungszeichen sind getrennt voneinander darzustellen, zum Beispiel durch einen waagerechten Strich. ⁴Bei Einzelsachen ist dem Aktenplanschlüssel ein „E“ beizufügen.

(2) ¹Der Aktenplanschlüssel wird aus Ziffern gebildet. ²Die erste Ziffer bezeichnet das Hauptgebiet, zum Beispiel

1

Verfassung und Verwaltung,

2

Rechts- und Dienstverhältnisse der Staatsbediensteten.

³Die zweite Ziffer bezeichnet die Gruppe innerhalb des Hauptgebiets, zum Beispiel

10

Verfassung,

11

Staatsbürgerrecht.

⁴Die dritte Ziffer bezeichnet die Untergruppe innerhalb einer Gruppe, zum Beispiel

100

Verfassung im Allgemeinen,

101

Staatsoberhaupt des Bundes.

⁵Die vierte Ziffer bezeichnet die Einzelangelegenheiten innerhalb einer Untergruppe, zum Beispiel

1 000

Verfassung im Allgemeinen,

1 001

Hoheitszeichen.

(3) Das Aktenzeichen dient grundsätzlich auch als Geschäftsnummer.

§ 4 Bildung der Akten, Aktenarten

¹Betrifft der Geschäftsvorgang eine Generalsache, ist eine Generalakte anzulegen. ²Betrifft der Geschäftsvorgang eine Einzelsache, ist eine Einzelakte anzulegen. ³Mehrere Einzelsachen können themenbezogen zu Sammelakten zusammengefasst werden.

§ 5 Aktenverzeichnisse der einzelnen Behörden

¹Jede Justizdienststelle führt ein Aktenverzeichnis. ²Darin sind folgende Angaben zu vermerken:

1. 1. Aktenzeichen,
2. 2. Aktenbezeichnung,
3. 3. fortlaufende Zahl der Papierbände,
4. 4. Zeitraum,
5. 5. aktenführende Stelle,
6. 6. Verweisungen auf verwandte Akten,
7. 7. Verweisungen auf ein früheres Aktenzeichen oder eine frühere Geschäftsnummer,
8. 8. Bemerkungen.

³Bei elektronischen Akten ist sicherzustellen, dass diese Angaben auf andere Weise deutlich erkennbar sind.

§ 6 Überleitungsbestimmungen

(1) Stimmen die Aktenplanschlüssel der laufenden Akten nach der Generalaktenverfügung und der Justizverwaltungsaktenordnung überein, werden die Akten unter dem bisherigen Aktenzeichen unverändert fortgeführt.

(2) ¹Stimmen die Aktenplanschlüssel der laufenden Akten nach der Generalaktenverfügung und der Justizverwaltungsaktenordnung nicht überein, sind die Akten innerhalb eines Jahres ab dem Inkrafttreten der Justizverwaltungsaktenordnung unter dem neuen Aktenzeichen fortzuführen. ²Bei Bedarf kann die zuständige Landesjustizverwaltung diese Frist um höchstens zwei Jahre verlängern. ³In den Akten und in den Aktenverzeichnissen ist auf die bisherigen und die neuen Aktenzeichen zu verweisen (§ 5 Satz 2 Nummer 7).

(3) Bereits abgeschlossene Akten behalten ihr bisheriges Aktenzeichen.

§ 7 Inkrafttreten

¹Diese Aktenordnung tritt am 1. Januar 2026 in Kraft. ²Gleichzeitig tritt die Generalaktenverfügung (GenAktVfg) vom 20. Juni 1974 (JMBl. S. 137), die zuletzt durch Bekanntmachung vom 29. Mai 2017 (JMBl. S. 74) geändert worden ist, außer Kraft.

Dr. Winfried Brechmann

Ministerialdirektor