BayMBl. 2025 Nr. 571 - Verkündungsplattform Bayern

1301-I

Verschlusssachenanweisung für die Behörden des Freistaates Bayern
(Bayerische Verschlusssachenanweisung – BayVSA)

Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung

vom 9. Dezember 2025, Az. B II 2 – G 31/22-1

Abschnitt 1: Allgemeine Bestimmungen

1.Anwendungsbereich

Diese Verwaltungsvorschrift richtet sich an Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen des Freistaates Bayern sowie an die sonstigen der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts (Dienststellen) sowie für dort tätige Personen, die Zugang zu Verschlusssachen haben oder eine Tätigkeit ausüben, bei der sie sich Zugang zu Verschlusssachen verschaffen können.

2.Begriff der Verschlusssache und Geheimhaltungsgrade

2.1: ¹Verschlusssachen sind im öffentlichen Interesse geheimhaltungsbedürftige Tatsachen, Gegenstände oder Erkenntnisse im Sinne des Art. 7 Abs. 1 des Bayerischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes (BaySÜG), unabhängig von ihrer Darstellungsform, zum Beispiel Schriftstücke, Zeichnungen, Karten, Fotokopien, Lichtbildmaterial, elektronische Dateien und Datenträger, elektrische Signale, Geräte, technische Einrichtungen oder das gesprochene Wort. ²Geheimhaltungsbedürftig im öffentlichen Interesse können auch Betriebs-, Geschäfts-, Erfindungs-, Steuer- oder sonstige private Geheimnisse oder Umstände des persönlichen Lebensbereichs sein.
2.2: Verschlusssachen werden entsprechend ihrer Schutzbedürftigkeit von einer Dienststelle oder auf deren Veranlassung nach Art. 7 Abs. 2 BaySÜG in folgende Geheimhaltungsgrade eingestuft:
2.2.1: STRENG GEHEIM, wenn die Kenntnisnahme durch Unbefugte den Bestand oder lebenswichtige Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährden kann,
2.2.2: GEHEIM, wenn die Kenntnisnahme durch Unbefugte die Sicherheit der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährden oder ihren Interessen schweren Schaden zufügen kann,
2.2.3: VS-VERTRAULICH, wenn die Kenntnisnahme durch Unbefugte für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder schädlich sein kann,
2.2.4: VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH, wenn die Kenntnisnahme durch Unbefugte für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder nachteilig sein kann.
2.3: Der Geheimhaltungsgrad einer Verschlusssache bleibt auch dann bestehen, wenn sie unrechtmäßig bekannt geworden ist.

3.Allgemeine Grundsätze

3.1: ¹Von einer Verschlusssache dürfen nur Personen Kenntnis erhalten, die auf Grund ihrer Aufgabenerfüllung von ihr Kenntnis haben müssen. ²Keine Person darf über eine Verschlusssache umfassender oder eher unterrichtet werden, als dies aus Gründen der Aufgabenerfüllung notwendig ist. ³Es gilt der Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“.
3.2: Eine Person, die Zugang zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen erhalten soll oder ihn sich verschaffen kann, ist zuvor einer Sicherheitsüberprüfung nach dem Bayerischen Sicherheitsüberprüfungsgesetz zu unterziehen, es sei denn, sie ist gemäß Art. 2 Abs. 2 BaySÜG vom Anwendungsbereich des Bayerischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes ausgenommen.
3.3: Jede Person, der eine Verschlusssache anvertraut oder zugänglich gemacht worden ist, trägt ohne Rücksicht darauf, wie die Verschlusssache zu ihrer Kenntnis oder in ihren Besitz gelangt ist, die persönliche Verantwortung für ihre vorschriftsmäßige Behandlung sowie für die Geheimhaltung ihres Inhalts gemäß den Bestimmungen dieser Verwaltungsvorschrift.
3.4: ¹Die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik herausgegebenen Technischen Leitlinien zur Umsetzung der Verschlusssachenanweisung (VSA) vom 13. März 2023 (GMBl. S. 542) in ihrer jeweils geltenden Fassung sind zu beachten, soweit nichts Abweichendes bestimmt ist. ²Abweichungen für Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher sind nur im Einvernehmen mit dem Landesamt für Verfassungsschutz möglich.
3.5: Beim Einsatz von Informationstechnik zur Handhabung von Verschlusssachen (VS-IT) bleiben die bayerischen IKT-Sicherheitsrichtlinien und die Mindeststandards nach Art. 46 des Bayerischen Digitalgesetzes (BayDiG) in ihrer jeweils geltenden Fassung unberührt.

4.Unterrichtung, Ermächtigung und Zulassung

4.1: ¹Bevor eine Person Zugang zu oder Kenntnis von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen erhält, ist sie durch die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten und, wenn es sich um die Dienststellenleiterin oder den Dienststellenleiter handelt, von der vorgesetzten Dienststelle zu ermächtigen. ²Dabei ist sie über die besonderen Bestimmungen des Geheimschutzes zu belehren, in erforderlichem Umfang auf den Geheimschutz zu verpflichten und über Anbahnungs- und Anwerbemethoden ausländischer Nachrichtendienste sowie die Möglichkeit straf- und disziplinarrechtlicher Ahndung oder arbeitsrechtlicher Maßnahmen bei Verstößen gegen die Geheimhaltungsvorschriften zu unterrichten. ³Die Belehrung und Unterrichtung soll spätestens nach fünf Jahren erneut erfolgen.
4.2: ¹Bevor einer Person, die nicht nach Nr. 4.1 ermächtigt ist, eine Tätigkeit übertragen wird, bei der sie sich Zugang zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen verschaffen kann, ist sie durch die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten hierfür zuzulassen. ²Dabei ist sie über die besonderen Bestimmungen des Geheimschutzes zu belehren, in erforderlichem Umfang auf den Geheimschutz zu verpflichten und über Anbahnungs- und Anwerbemethoden ausländischer Nachrichtendienste sowie die Möglichkeit straf- und disziplinarrechtlicher Ahndung oder arbeitsrechtlicher Maßnahmen bei Verstößen gegen die Geheimhaltungsvorschriften zu unterrichten. ³Die Belehrung und Unterrichtung soll spätestens nach fünf Jahren erneut erfolgen. ⁴Personen, die sich Zugang zu Verschlusssachen verschaffen können, können insbesondere Personen sein, die
a): in einem Sicherheitsbereich tätig sind,
b): als Boten oder Kuriere Verschlusssachen befördern (VS-Bote/VS-Kurier),
c): VS-Verwahrgelasse oder Sicherheitsbereiche bewachen,
d): Einbruch- oder Überfallmeldeanlagen zum Schutz von Verschlusssachen installieren, warten oder instand setzen,
e): Schlüssel oder Zahlenkombinationen zu VS-Verwahrgelassen, VS-Schlüsselbehältern, Einbruch- oder Überfallmeldeanlagen zum Schutz von Verschlusssachen verwalten,
f): als IT-Wartungspersonal oder Administratoren von VS-IT eingesetzt sind,
g): VS-Verwahrgelasse oder Schlüsselbehälter warten oder instand setzen.
4.3: ¹Ermächtigten und zugelassenen Personen sind gegen Empfangsbestätigung die einschlägigen Strafvorschriften, arbeitsrechtlichen und disziplinarrechtlichen Bestimmungen sowie die für ihre Tätigkeit erforderlichen Vorschriften zum Schutz von Verschlusssachen zugänglich zu machen und gegebenenfalls ein VS-Quittungsbuch auszuhändigen. ²Ermächtigungen, Zulassungen und ihre Befristung sowie deren Aufhebung, Einschränkung und Erlöschen sind nach Muster der Anlage 6 zu dokumentieren.
4.4: Ermächtigten Personen ist bei Bedarf eine Konferenzbescheinigung nach Muster der Anlage 6 über ihre Ermächtigung auszustellen.
4.5: ¹Entfällt die dienstliche Notwendigkeit für eine Ermächtigung oder Zulassung, ist diese aufzuheben oder auf den notwendigen Umfang einzuschränken. ²Ermächtigungen und Zulassungen sind aufzuheben, wenn ein Sicherheitsrisiko im Sinne des Art. 8 BaySÜG festgestellt wird. ³Ermächtigungen und Zulassungen erlöschen spätestens bei Ausscheiden der betroffenen Person aus der Dienststelle. ⁴Die VS-Registratur ist über Ermächtigungen und Zulassungen sowie deren Erweiterung, Einschränkung, Aufhebung oder Erlöschen zu unterrichten.
4.6: ¹Personen, deren Ermächtigungen oder Zulassungen aufgehoben werden oder erlöschen, sind verpflichtet, Verschlusssachen, die sich in ihrem Besitz befinden, und gegebenenfalls das VS-Quittungsbuch unaufgefordert abzugeben und darüber eine Erklärung nach Muster der Anlage 6 zu unterschreiben. ²Dies gilt im Falle der Einschränkung der Ermächtigungen oder Zulassungen entsprechend.
4.7: Bei Einschränkung, Aufhebung oder Erlöschen der Ermächtigungen oder Zulassungen ist die betroffene Person auf das Fortbestehen der Geheimschutzpflichten hinzuweisen.

5.Mitwirkende Behörden

5.1: Das Landesamt für Verfassungsschutz
a): berät bei der Umsetzung dieser Verwaltungsvorschrift und den vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik herausgegebenen Technischen Leitlinien zur Umsetzung der Verschlusssachenanweisung in der jeweils geltenden Fassung,
b): informiert über Zulassungen für IT-Sicherheitsprodukte durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik,
c): unterrichtet unverzüglich die zuständige oberste Staatsbehörde über Erkenntnisse, die für den Schutz von Verschlusssachen oder die Aufrechterhaltung des Geheimschutzes von Bedeutung sein können.
5.2: ¹Das Landesamt für Verfassungsschutz kann zu seiner Aufgabenerfüllung andere Stellen einbeziehen. ²Die Verantwortung des Landesamtes für Verfassungsschutz für die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung bleibt von der Einbeziehung unberührt.
5.3: Das Landesamt für Verfassungsschutz teilt dem Bundesamt für Verfassungsschutz sowie dem Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nichtpersonenbezogene Erkenntnisse, die für den Schutz von Verschlusssachen oder die Aufrechterhaltung des Geheimschutzes von Bedeutung sein können, unverzüglich mit.
5.4: Das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik wird beim Einsatz von VS-IT nach Maßgabe der Regelungen dieser Verwaltungsvorschrift hinzugezogen.

Abschnitt 2: Geheimschutzorganisation

6.Dienststellenleiter

¹Die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter ist innerhalb ihres oder seines Zuständigkeitsbereiches für die Umsetzung dieser Verwaltungsvorschrift verantwortlich und hat die Voraussetzungen zur Gewährleistung des materiellen Geheimschutzes zu schaffen. ²Die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter kann ihre oder seine Aufgaben ganz oder teilweise auf Bedienstete ihrer oder seiner Dienststelle übertragen.

7.Geheimschutzbeauftragte

7.1: ¹Dienststellen, die VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen handhaben, sollen eine Geheimschutzbeauftragte oder einen Geheimschutzbeauftragten und zur Vertretung berechtigte Personen bestellen. ²Andernfalls nimmt die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter die Aufgaben der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten wahr.
7.2: ¹Dienststellen, die ausschließlich VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen handhaben, können eine Geheimschutzbeauftragte oder einen Geheimschutzbeauftragten und eine zur Vertretung berechtigte Person bestellen. ²Andernfalls nimmt die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter die Aufgaben der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten wahr.
7.3: ¹Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte sorgt für die Umsetzung dieser Verwaltungsvorschrift und berät die Dienststellenleiterin oder den Dienststellenleiter in allen Fragen des Geheimschutzes. ²Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte hat ein unmittelbares Vortragsrecht bei der Dienststellenleiterin oder dem Dienststellenleiter. ³Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte ist bei allen geheimschutzrelevanten Maßnahmen zu beteiligen. ⁴Innerhalb der Dienststellen können besonders beauftragte Bedienstete, zum Beispiel IT-Geheimschutzverantwortliche oder Kryptoverwalter, zur Unterstützung der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten bestellt werden.

8.Informationssicherheitsbeauftragte, Verantwortliche für IT-Geheimschutzmaßnahmen

8.1: Die Informationssicherheitsbeauftragte oder der Informationssicherheitsbeauftragte unterstützt und berät die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten in allen Fragen des Einsatzes von VS-IT einschließlich deren Übertragung.
8.2: Dienststellen mit komplexer VS-IT können darüber hinaus Verantwortliche für IT-Geheimschutzmaßnahmen bestellen, die die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten bei der Umsetzung dieser Verwaltungsvorschrift im Zusammenhang mit dem Einsatz von VS-IT unterstützen.

9.VS-Registratoren

Dienststellen, die VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen handhaben, bestellen VS-Registratorinnen und VS-Registratoren und zur Vertretung berechtigte Personen, die im Rahmen dieser Verwaltungsvorschrift für die ordnungsgemäße Verwaltung dieser Verschlusssachen Sorge tragen.

10.Qualifikation

¹Die in den Nrn. 7 bis 9 genannten Personen müssen über die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderliche Fachkunde verfügen. ²Weiteres zur Geheimschutzorganisation und zur Aufgabenverteilung ist der Anlage 1 zu entnehmen.

Abschnitt 3: Geheimschutzdokumentation

11.Erstellung der Geheimschutzdokumentation

11.1: ¹Jede Dienststelle, die nicht nur gelegentlich mit Verschlusssachen arbeitet, führt eine Geheimschutzdokumentation, die
a): Verweise auf alle in diesem Zusammenhang zu beachtenden Vorschriften,
b): eine Auflistung der ermächtigten und zugelassenen Personen,
c): die VS-Sicherungsdokumentation mit den sich aus Anlage 2 ergebenden Inhalten,
d): die VS-IT-Dokumentation mit den sich aus Anlage 2 ergebenden Inhalten,
e): Nachweise über durchgeführte Kontrollen und Überprüfungen und
f): Berichte über Geheimschutzvorkommnisse

umfasst oder die Fundstellen der jeweiligen Unterlagen benennt. ²Hinsichtlich der Einzelheiten wird auf Anlage 2 verwiesen.

11.2: Die Geheimschutzdokumentation ist bei allen geheimschutzrelevanten Änderungen zu aktualisieren, mindestens aber alle drei Jahre auf Aktualität, Vollständigkeit und Erforderlichkeit bestehender und noch zu treffender Geheimschutzmaßnahmen zu überprüfen.
11.3: Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte gibt den Bediensteten die für ihre Dienststelle getroffenen, für die Handhabung von Verschlusssachen relevanten Regelungen in geeigneter Weise bekannt.

Abschnitt 4: Einstufung und Befristung

12.Einstufung

12.1: ¹Die Dienststelle, die eine Verschlusssache erstellt oder deren Erstellung veranlasst, oder ihr Rechtsnachfolger ist die herausgebende Stelle der Verschlusssache. ²Die herausgebende Stelle legt nach Maßgabe von Art. 7 Abs. 2 BaySÜG und Nr. 2.2 den Geheimhaltungsgrad der Verschlusssache fest. ³Von einer Einstufung als Verschlusssache ist nur Gebrauch zu machen, soweit dies notwendig ist.
12.2: Die Dienststelle kann Richtlinien zur Einstufung von Verschlusssachen festlegen.
12.3: Weitere Hinweise zur Einstufung sind der Anlage 3 zu entnehmen.

13.Einstufungsfrist

13.1: ¹Die Einstufung einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist auf 30 Jahre befristet. ²Die herausgebende Stelle kann unter Berücksichtigung der Begründung für die Einstufung eine kürzere Einstufungsfrist bestimmen.
13.2: ¹Die herausgebende Stelle hat für VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen den Zeitpunkt des Ablaufs der Einstufung zu bestimmen. ²Die Einstufungsfrist hat sich hierbei an der aus der Begründung für die Einstufung resultierenden voraussichtlichen Dauer der Schutzbedürftigkeit der Verschlusssache zu orientieren. ³Die Einstufungsfrist soll 30 Jahre nicht überschreiten. ⁴Soweit die Begründung für die Einstufung eine Einstufungsfrist einzelner Verschlusssachen oder pauschal für die in einem bestimmten Bereich entstehenden Verschlusssachen über einen Zeitraum von 30 Jahren hinaus gebietet, ist dies zu begründen und so zu vermerken, dass dies jederzeit erkennbar ist. ⁵Eine pauschale Abweichung für einen bestimmten Bereich bedarf der Zustimmung der zuständigen obersten Staatsbehörde.
13.3: Die Einstufung endet mit Ablauf des Jahres, in welches das Fristende fällt.
13.4: Die Dienststelle kann Richtlinien zur Bestimmung der Einstufungsfrist von Verschlusssachen festlegen.

14.Verlängerung der Einstufungsfrist

14.1: ¹Die nach Nr. 13.1 festgelegte Einstufungsfrist von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH kann grundsätzlich nicht verlängert werden. ²Eine Verlängerung ist nur möglich, sofern das Schutzbedürfnis nach Art. 7 Abs. 2 BaySÜG und Nr. 2.2 dies erfordert. ³Die Verlängerung bedarf der Zustimmung der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten.
14.2: ¹Soweit die Schutzbedürftigkeit einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher nach den Vorschriften des Bayerischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes über die nach Nr. 13.2 festgelegte Einstufungsfrist hinaus fortbesteht, hat die herausgebende Stelle eine Verlängerung der Einstufungsfrist für einzelne Verschlusssachen oder pauschal für die in einem bestimmten Bereich entstandenen Verschlusssachen zu verfügen. ²Die Verlängerung ist zu begründen und so zu vermerken, dass dies und die verfügende Stelle jederzeit erkennbar sind. ³Die Verlängerung soll jeweils 30 Jahre nicht überschreiten. ⁴Soweit das Schutzbedürfnis eine Verlängerung der Einstufungsfrist einzelner Verschlusssachen oder pauschal für die in einem bestimmten Bereich entstandenen Verschlusssachen über einen Zeitraum von 30 Jahren hinaus erfordert, ist dies gesondert zu begründen. ⁵Eine pauschale Verlängerung für einen bestimmten Bereich bedarf der Zustimmung der zuständigen obersten Staatsbehörde.
14.3: ¹Empfänger von Verschlusssachen sind in Textform über die Verlängerungen von Einstufungsfristen zu benachrichtigen. ²Die Benachrichtigungen sind zu dokumentieren.

15.Änderung der Einstufung

15.1: ¹Ändert sich die Schutzbedürftigkeit einer Verschlusssache, hat die herausgebende Stelle den Geheimhaltungsgrad dieser Verschlusssache entsprechend herauf- oder herabzusetzen. ²Über die Änderung hat die herausgebende Stelle alle aus dem Vorgang erkennbaren Empfänger der Verschlusssache unverzüglich in Textform zu benachrichtigen.
15.2: ¹Eine nachträgliche Einstufung von nicht eingestuften Informationen sowie eine Heraufstufung von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Verschlusssachen ist grundsätzlich nicht zulässig. ²Ausnahmen für den Fall, dass das Schutzbedürfnis gemäß Art. 7 Abs. 2 BaySÜG und Nr. 2.2 dies erfordert, sind nur im Benehmen mit der Geheimschutzbeauftragten oder dem Geheimschutzbeauftragten zulässig.
15.3: Die Änderung des Geheimhaltungsgrades lässt die Einstufungsfrist nach Nr. 13 unberührt.
15.4: ¹Die Änderung des Geheimhaltungsgrades einer Verschlusssache ist so zu vermerken, dass die Änderung bei der Handhabung der Verschlusssache jederzeit erkennbar ist. ²Sind Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher betroffen, ist die Änderung im VS-Bestandsverzeichnis der herausgebenden Stelle und der Empfänger nachzuweisen.

16.Aufhebung der Einstufung

16.1: ¹Entfällt die Geheimhaltungsbedürftigkeit einer Verschlusssache vor Ablauf der Einstufungsfrist, hat die herausgebende Stelle die Einstufung aufzuheben. ²Die Aufhebung der Einstufung ist so zu vermerken, dass sie, die verfügende Stelle und das Datum der Aufhebung jederzeit erkennbar sind. ³Bei Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher hat die herausgebende Stelle alle Empfänger der Verschlusssache oder deren Rechtsnachfolger in Textform zu benachrichtigen. ⁴Die Aufhebung der Einstufung ist in diesem Falle zusätzlich im VS-Bestandsverzeichnis der herausgebenden Stelle und der Empfänger nachzuweisen.
16.2: ¹Einstufungen für die Vorgänge ab 1. Mai 1995 gelten nach 30 Jahren als aufgehoben, sofern auf der Verschlusssache keine längere oder kürzere Frist nach Nr. 13 oder Nr. 14 bestimmt ist. ²Nr. 16.1 Satz 2 bis 4 findet keine Anwendung.
16.3: Ausgenommen von der Fristenregelung nach Nr. 16.2 sind auf amtliche Veranlassung geheim gehaltene Verschlusssachen.
16.4: ¹Bei Verschlusssachen, die vor dem 1. Mai 1995 entstanden sind, bestimmt sich die Aufhebung der VS-Einstufung grundsätzlich nach Nr. 16.1. ²Abweichend von Satz 1 kann die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter der obersten Staatsbehörde für den eigenen Bereich oder den Geschäftsbereich die pauschale Aufhebung der Einstufung für die in bestimmten Jahrgängen entstandenen Verschlusssachen verfügen. ³Die oberste Staatsbehörde hat die pauschale Aufhebung der Einstufung nach Satz 2 öffentlich bekannt zu machen. ⁴Nr. 16.1 Satz 2 bis 4 findet im Fall des Satzes 2 keine Anwendung.

Abschnitt 5: Handhabung von Verschlusssachen

17.Herstellung und Kennzeichnung

17.1: Die Herstellung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ist nur mit den hierfür vorgesehenen Mitteln zulässig.
17.2: Bei der Herstellung ist eine Verschlusssache so zu kennzeichnen, dass bei ihrer Handhabung während der gesamten Dauer ihrer Einstufung jederzeit erkennbar sind:
a): der Geheimhaltungsgrad,
b): die herausgebende Stelle,
c): das Datum der Verschlusssache,
d): bei VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen das Ende der Einstufungsfrist mit dem Zusatz „Die Einstufung endet mit Ablauf des Jahres …“,
e): bei VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ein geeignetes individuelles Merkmal, zum Beispiel Geschäftszeichen und Tagebuchnummer, ergänzt um das Kürzel des Geheimhaltungsgrades nach Nr. 17.4, anhand dessen sich in Verbindung mit dem VS-Bestandsverzeichnis die Handhabung der Verschlusssache jederzeit lückenlos ermitteln lässt,
f): bei jeder Ausfertigung einer als VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssache eine fortlaufende Nummer und der jeweilige Empfänger oder bei VS-IT eine vergleichbare elektronische Nachweisführung und
g): die Seiten- und Gesamtseitenzahl.
17.3: Die herausgebende Stelle kann weitere Vorgaben zum Schutz und zur Handhabung von Verschlusssachen durch Warn- und Sperrvermerke nach Anlage 4 festlegen.
17.4: ¹Geheimhaltungsgrade sind auszuschreiben. ²Soweit die Beschaffenheit einer Verschlusssache das nicht zulässt, sind folgende Abkürzungen zu verwenden:
a): VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH, VS-NfD;
b): VS-VERTRAULICH, VS-Vertr.;
c): GEHEIM, Geh.; oder
d): STRENG GEHEIM, Str. Geh.
17.5: Der Betreff einer Verschlusssache soll so formuliert werden, dass er für sich genommen nicht geheimhaltungsbedürftig ist.
17.6: ¹Besteht eine Verschlusssache aus mehreren, unterschiedlich eingestuften Teilen, zum Beispiel Anlagen oder Komponenten, sind alle Teile mit ihrem jeweiligen Geheimhaltungsgrad und die Verschlusssache in ihrer Gesamtheit nach dem höchsten Geheimhaltungsgrad zu kennzeichnen. ²Anfang und Ende der einzelnen Teile müssen erkennbar sein.
17.7: ¹Datenträger, auf denen Verschlusssachen unverschlüsselt gespeichert sind, sind mit dem Geheimhaltungsgrad der höchsten Einstufung der darauf gespeicherten Verschlusssachen zu kennzeichnen. ²Datenträger, auf denen Verschlusssachen ausschließlich vorschriftsgemäß verschlüsselt gespeichert sind, müssen nicht gekennzeichnet werden.
17.8: ¹Die verbindliche Gestaltung der Kennzeichnung von Verschlusssachen, VS-Bestandsverzeichnissen sowie VS-Schriftgutbehältern und Behältern von VS-Datenträgern ist der Anlage 4 sowie den Mustern der Anlage 6 zu entnehmen. ²Die Kennzeichnung gilt auch für elektronische Verschlusssachen. ³Von der Kennzeichnung sind VS-Transportbehälter ausgenommen. ⁴Lässt die Beschaffenheit einer Verschlusssache eine solche Kennzeichnung nicht zu, ist sinngemäß zu verfahren.

18.Verwaltung und Nachweis von Verschlusssachen

18.1: ¹VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen können, soweit sie nicht Bestandteil höher eingestufter Verschlusssachen sind, unter Beachtung des Grundsatzes „Kenntnis nur, wenn nötig“ in offenen Registraturen verwaltet werden. ²Ein Einzelnachweis ist nicht erforderlich.
18.2: ¹VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind in VS-Registraturen mittels geeigneter Verfahren so zu verwalten, dass ihre Existenz, ihre Einstufung einschließlich der Einstufungsfrist, ihr Verbleib, die Kenntnisnahmen, ihre Vervielfältigung und deren Verbleib sowie ihre Vernichtung nachvollziehbar sind (Nachweisführung). ²Für Verschlusssachen ausländischer Staaten und über- oder zwischenstaatlicher Organisationen gelten zudem vorrangig die Regelungen nach Nr. 31.
18.3: ¹Die Nachweisführung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestufter Verschlusssachen kann in Papier- oder in elektronischer Form erfolgen. ²Sie muss Schutz vor unbemerkter Veränderung, Verlust und Verfälschung bieten. ³Die papiergestützte Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Bestandsverzeichnissen, VS-Quittungsbüchern, VS-Begleitzetteln, VS-Empfangsscheinen, VS-Übergabeprotokollen und VS-Vernichtungsprotokollen. ⁴Verbindliche Muster für diese Nachweise sind der Anlage 6 zu entnehmen. ⁵Die elektronische Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Registratursystemen. ⁶Diese unterliegen als VS-IT im Sinne des Abschnitts 8 den dortigen Bestimmungen.
18.4: ¹VS-Datenträger, ihr Verbleib und ihre Vernichtung sind entsprechend Nr. 18.3 Satz 3 bis 5 nachzuweisen. ²Für die eindeutige Identifizierbarkeit genügt die Angabe eines Ordnungskriteriums, zum Beispiel eine laufende Nummer.
18.5: ¹VS-Bestandsverzeichnisse sind gemäß dem höchsten Geheimhaltungsgrad der in ihnen nachgewiesenen Verschlusssachen einzustufen. ²Der Zugriff auf das VS-Bestandsverzeichnis ist nur der Geheimschutzbeauftragten oder dem Geheimschutzbeauftragten, den besonders beauftragten Bediensteten und den VS-Registratorinnen oder VS-Registratoren gestattet.
18.6: Bei Wechsel einer VS-Registratorin oder eines VS-Registrators ist der Bestand zu überprüfen und ein Bestandsbericht (Übergabeprotokoll) zu fertigen.
18.7: ¹VS-Nachweise sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren. ²Für VS-Quittungsbücher beginnt die Frist mit der letzten Eintragung, für VS-Empfangsscheine, VS-Begleitzettel, VS-Übergabeprotokolle und VS-Vernichtungsprotokolle mit der Ausstellung. ³Für VS-Bestandsverzeichnisse beginnt die Frist, wenn alle in ihnen nachgewiesenen Verschlusssachen
a): auf den Geheimhaltungsgrad VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH herabgestuft,
b): offengelegt oder
c): vernichtet

worden sind. ⁴Wenn in einem VS-Bestandsverzeichnis nur noch wenige Verschlusssachen nachgewiesen werden, können die Einträge unter Beibehaltung ihrer Tagebuchnummer in ein anderes VS-Bestandsverzeichnis übertragen werden und sind nur dort nachzuweisen. ⁵In diesem Fall beginnt die Aufbewahrungsfrist für das abgeschlossene VS-Bestandsverzeichnis mit der Übertragung der Einträge. ⁶Nach Ablauf der Frist sind VS-Nachweise zu vernichten. ⁷In elektronisch geführten Nachweisen sind die Fristen auf jeden einzelnen Datensatz anzuwenden.

18.8: Weitere Hinweise zur Handhabung von Verschlusssachen sind der Anlage 4 zu entnehmen.

19.Vervielfältigung von Verschlusssachen

19.1: ¹Vervielfältigung von Verschlusssachen ist die absichtliche Herstellung von weiteren Exemplaren einer Ausfertigung einer Verschlusssache, unabhängig von der Darstellungsform. ²Umfasst sind insbesondere Kopien, Scans, Ausdrucke, elektronische Kopien von Dateien und elektronischer Versand.
19.2: ¹Jede Vervielfältigung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ist mit einer fortlaufenden Nummer und dem jeweiligen Empfänger so zu kennzeichnen, dass sie als weiteres Exemplar einer Verschlusssache, Kopie, eindeutig erkennbar ist und der Original-Verschlusssache zugeordnet werden kann. ²Jede Vervielfältigung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ist als weiteres Exemplar zudem nach Nr. 18 unverzüglich zu registrieren. ³Anzahl und Empfänger von Vervielfältigungen von VS-VERTRAULICH und höher eingestuften Verschlusssachen sind auf dem Original oder in geeigneter Form festzuhalten.
19.3: ¹In Dienststellen, in denen häufig VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen hergestellt oder vervielfältigt werden, sollen hierfür bestimmte Stellen mit ermächtigtem Personal festgelegt werden. ²Soweit dies nicht geschieht, sind Vervielfältigungen dieser Verschlusssachen durch die VS-Registratorinnen oder VS-Registratoren zu fertigen.
19.4: ¹Die Vervielfältigung von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen bedarf zusätzlich der Zustimmung der herausgebenden Stelle in Textform. ²Die Zustimmung ist im VS-Bestandsverzeichnis zu vermerken.
19.5: ¹Werden in VS-IT Kopien von den dort registrierten Verschlusssachen mit einem Geheimhaltungsgrad von VS-VERTRAULICH oder höher als Backup-Daten zur Sicherung der Verfügbarkeit benötigt, sind die entsprechenden Datenträger in einem gesonderten Bestandsverzeichnis nachzuweisen. ²Dabei ist, soweit möglich, festzuhalten, welche Verschlusssachen als Kopie darauf gespeichert sind.

20.Aufbewahrung von Verschlusssachen

20.1: ¹VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen können, soweit sie nicht Bestandteil höher eingestufter Verschlusssachen sind, unter Beachtung des Grundsatzes „Kenntnis nur, wenn nötig“ in einer offenen Registratur dauerhaft aufbewahrt werden. ²Sie sind bei Nichtgebrauch in verschlossenen Räumen oder Behältern, Schränken oder Schreibtischen aufzubewahren oder sofern sie auf IT-Geräten gespeichert sind, unter Nutzung technischer Möglichkeiten zu sichern, zum Beispiel mit Bildschirmsperre oder Festplattenverschlüsselung. ³Innerhalb von Sicherheitsbereichen im Sinne von Nr. 33.3 kann von Satz 2 Alternative 1 abgesehen werden.
20.2: ¹Die dauerhafte Aufbewahrung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen hat in VS-Registraturen zu erfolgen. ²Die Aufbewahrung außerhalb der VS-Registratur ist nur für den Zeitraum zulässig, für den ein fortgesetzter Zugriff des Bearbeiters auf die Verschlusssache notwendig ist. ³Die VS-Registratorinnen oder VS-Registratoren erkundigen sich in angemessenen Zeitabständen, ob diese Voraussetzung weiterbesteht.
20.3: ¹VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind bei Nichtgebrauch in einem VS-Verwahrgelass einzuschließen. ²Dies gilt für STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssachen bereits bei kurzer Abwesenheit der die Verschlusssache bearbeitenden oder verwaltenden Personen. ³VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen können bei einer kurzen Abwesenheit der die Verschlusssache bearbeitenden oder verwaltenden Personen während der Arbeitszeit im VS-Arbeitsbereich verbleiben, sofern der Raum gegen unberechtigten Zutritt geschützt ist. ⁴Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte kann Ausnahmen von Satz 3 bestimmen.
20.4: ¹Außerhalb der Arbeitszeit sind VS-Verwahrgelasse zu bewachen oder durch eine Alarmanlage technisch zu überwachen. ²In beiden Fällen ist sicherzustellen, dass Unbefugte am Zugriff auf die darin gelagerten Verschlusssachen gehindert werden und dass ein Zugriff Unbefugter erkannt und hilfeleistenden Stellen gemeldet wird. ³Bei GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen kann eine Bewachung oder technische Überwachung des VS-Verwahrgelasses unterbleiben, wenn das Gebäude oder der Gebäudeteil, in dem sich das Verwahrgelass befindet, bewacht oder technisch überwacht ist. ⁴Näheres über Art und Umfang der Bewachung und technischen Überwachung legt die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte auf der Grundlage einer Beratung durch das Landesamt für Verfassungsschutz unter Berücksichtigung des Schutzziels für die jeweiligen VS-Verwahrgelasse und Gebäude fest.
20.5: Ist eine Aufbewahrung nach den Nrn. 20.2, 20.3 und 20.4 nicht möglich, so sind die Verschlusssachen bei einer anderen Dienststelle unterzubringen, die über die erforderlichen Voraussetzungen verfügt.
20.6: ¹Bei GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen kann auf Antrag der Dienststellenleiterin oder des Dienststellenleiters nach Beratung durch das Landesamt für Verfassungsschutz die zuständige oberste Staatsbehörde zulassen, dass von der vorgeschriebenen Bewachung oder technischen Überwachung abgewichen wird, wenn die damit verbundenen Maßnahmen unangemessen wären. ²Bei GEHEIM eingestuften Verschlusssachen muss in diesem Falle jedoch mindestens sichergestellt sein, dass ein Angriff auf das VS-Verwahrgelass unmittelbar erkennbar ist.

21.Grundsätze zur Weitergabe von Verschlusssachen

21.1: Weitergabe ist:
a): die Weitergabe von Hand zu Hand,
b): die Beförderung durch Boten,
c): der Versand durch Kuriere,
d): der Versand durch private Zustelldienste,
e): die mündliche Mitteilung,
f): die Übertragung über technische Kommunikationsverbindungen oder
g): die Bereitstellung in einem Kommunikationsnetzwerk.
21.2: Jeder hat sich vor der Weitergabe von Verschlusssachen zu vergewissern, dass der vorgesehene Empfänger zur Annahme oder Kenntnisnahme berechtigt ist.
21.3: ¹Innerhalb desselben Gebäudes oder einer geschlossenen Gebäudegruppe sind VS-VERTRAULICH und höher eingestufte Verschlusssachen von Hand zu Hand weiterzugeben oder durch Boten zu befördern; sie sind in einem VS-Quittungsbuch nachzuweisen. ²Von einer Quittungspflicht ausgenommen sind VS-VERTRAULICH eingestufte Verschlusssachen, die innerhalb von Referaten oder vergleichbaren Organisationseinheiten weitergegeben oder die täglich an die VS-Registratur zurückgegeben werden. ³Die Weitergabe von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen bedarf der Zustimmung der herausgebenden Stelle in Textform. ⁴Die Zustimmung ist im VS-Bestandsverzeichnis zu vermerken.
21.4: ¹Die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter kann bei GEHEIM eingestuften Verschlusssachen ausnahmsweise zulassen, dass innerhalb bestimmter Referate oder vergleichbarer Organisationseinheiten eine Quittung entfällt, wenn besondere Umstände, insbesondere eine außergewöhnlich große Anzahl dieser Verschlusssachen und unvertretbare Zeitverzögerungen, vorliegen und der aktuelle Verbleib der Verschlusssache jederzeit feststellbar ist. ²VS-VERTRAULICH eingestufte Verschlusssachen können bei besonders großer Anzahl mit Zustimmung der Dienststellenleiterin oder des Dienststellenleiters auch an andere Organisationseinheiten ohne Quittung weitergegeben werden; bei Weitergabe soll die VS-Registratur beteiligt werden. ³Der Verbleib solcher Verschlusssachen ist verstärkt zu kontrollieren (Nr. 56).
21.5: ¹Zwischen zwei getrennt liegenden Gebäuden, die nicht zu einer geschlossenen Gebäudegruppe gehören, sollen Verschlusssachen grundsätzlich mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach Nr. 49 übertragen werden. ²Ist dies nicht möglich, sollen sie durch Kuriere versandt werden. ³Ist auch dies nicht möglich, können Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad GEHEIM durch private Zustelldienste versandt werden.
21.6: Weiteres ist der Anlage 4 und den Mustern der Anlage 6 zu entnehmen.

22.Weitergabe an nichtöffentliche Stellen

22.1: Die Weitergabe von Verschlusssachen an nichtöffentliche Stellen ist nur zulässig, wenn dies im staatlichen Interesse erforderlich ist, zum Beispiel zur Durchführung eines staatlichen Auftrages.
22.2: ¹Bevor Verschlusssachen an nichtöffentliche Stellen weitergegeben werden, ist zu prüfen, ob die VS-Einstufung in allen Teilen erforderlich ist. ²Soweit möglich und zweckmäßig, ist eine differenzierte VS-Einstufung vorzunehmen.
22.3: ¹Vor Weitergabe von VS-VERTRAULICH und höher eingestuften Verschlusssachen sind beim Bundesministerium für Wirtschaft und Energie oder der nach Art. 30 BaySÜG zuständigen Stelle Sicherheitsbescheide über die beteiligten nichtöffentlichen Stellen anzufordern. ²In begründeten Ausnahmefällen kann bei den Stellen nach Satz 1 vor Auftragsvergabe zusätzlich eine abschließende Beurteilung angefordert werden, in der ausdrücklich bestätigt wird, dass die beteiligten nichtöffentlichen Stellen die für den bestimmten Auftrag erforderlichen Voraussetzungen erfüllen.
22.4: ¹Bei der Weitergabe von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Verschlusssachen ist Anlage 5 zu beachten. ²Im Falle von Vertragsabschlüssen, die eine solche Weitergabe beinhalten, ist Anlage 5 zum Vertragsbestandteil zu machen.

23.Weitergabe an den Bayerischen Landtag, den Deutschen Bundestag, den Bundesrat und Landesparlamente

Die Weitergabe von VS-VERTRAULICH und höher eingestuften Verschlusssachen an den Bayerischen Landtag, den Deutschen Bundestag, den Bundesrat oder Landesparlamente erfolgt über die zuständige oberste Staatsbehörde grundsätzlich an die VS-Registratur des Empfängers.

24.Empfang von Verschlusssachen

24.1: Bei Empfang von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher sind:
a): die Sendungen unverzüglich der VS-Registratur zuzuleiten und nach Nr. 18 zu registrieren,
b): die Integrität, Authentizität und Vollständigkeit der Sendungen zu prüfen und
c): der Empfang mit dem Ergebnis der Prüfung gegenüber der VS-Verwaltung des Absenders unverzüglich zu bestätigen.
24.2: Zeigen sich Hinweise auf unbefugte Kenntnisnahme, Unvollständigkeit oder Veränderung, so sind die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte und die Absender unverzüglich zu benachrichtigen.

25.Mitnahme von Verschlusssachen außerhalb des Dienstgebäudes

25.1: ¹Innerhalb des Bundesgebiets sollen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen grundsätzlich im Voraus an eine Dienststelle am Zielort, die selbst Verschlusssachen verwaltet und aufbewahrt, mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach Nr. 49 übertragen werden. ²Ist dies nicht möglich, sind die Nrn. 25.2 bis 25.6 bei der persönlichen Mitnahme zu beachten.
25.2: ¹Verschlusssachen dürfen außerhalb des Dienstgebäudes oder einer Liegenschaft nur auf Dienstreisen und zu Dienstbesprechungen mitgenommen werden, soweit dies dienstlich notwendig ist und sie angemessen gegen unbefugte Kenntnisnahme und unbefugten Zugriff gesichert werden. ²Die Mitnahme von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen aus anderem Anlass, zum Beispiel zur Bearbeitung in der Privatwohnung, ist unzulässig. ³In besonderen Fällen kann die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte Ausnahmen zulassen. ⁴Die Mitnahme von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Verschlusssachen richtet sich nach Nr. 7 der Anlage 5.
25.3: ¹Die Mitnahme von GEHEIM und STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen bedarf der vorherigen Zustimmung durch die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten. ²Dies gilt ebenso bei der Mitnahme von VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen in das Ausland.
25.4: ¹VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind in einem äußerlich neutralen und verschlossenen VS-Transportbehälter mitzunehmen. ²An verdeckter Stelle ist die Anschrift der Dienststelle anzubringen. ³Werden STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen mitgenommen, soll ein Dienstwagen genutzt werden. ⁴Ist dies nicht möglich, sind STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssachen von mindestens zwei ausreichend ermächtigten oder zugelassenen Personen zu befördern. ⁵Die Benutzung öffentlicher Nahverkehrsmittel, außer Taxi, ist bei STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen zu vermeiden. ⁶Verschlusssachen in elektronischer Form sind auf hierfür zugelassener VS-IT oder mit einem zugelassenen Verfahren verschlüsselten Datenträgern mitzunehmen.
25.5: ¹Nach außerhalb des Bundesgebiets sind VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen nach Möglichkeit durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes an die zuständige Auslandsvertretung vorauszusenden oder mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach Nr. 49 zu übertragen und nach Erledigung des Dienstgeschäftes auf demselben Weg zurückzusenden. ²Ist dies nicht möglich, so versiegelt das Auswärtige Amt oder die zuständige Auslandsvertretung die verpackten Verschlusssachen und stellt eine Bescheinigung aus, nach der ihr Inhaber zur Mitnahme des versiegelten Stückes als „Kuriergepäck“ berechtigt ist. ³Die persönliche Mitnahme von VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestuften Verschlusssachen ist ohne Mitwirkung des Auswärtigen Amtes gestattet, wenn sich diese in elektronischer Form auf hierfür zugelassener VS-IT oder mit einem zugelassenen Verfahren verschlüsselt auf einem Datenträger befinden. ⁴Die persönliche Mitnahme von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen im grenzüberschreitenden Verkehr ist unzulässig.
25.6: ¹Bei Mitnahme von Verschlusssachen sind diese ständig in persönlichem Gewahrsam zu halten oder nach Nr. 20 aufzubewahren. ²Ist dies nicht möglich, sind sie verschlossen einer Polizeidienststelle zur sicheren Aufbewahrung zu übergeben. ³Bei persönlicher Abwesenheit ist die Aufbewahrung in Hotelzimmern, Hotelsafes, Gepäckschließfächern oder in Fahrzeugen unzulässig.

26.Erörterung von Verschlusssachen

26.1: ¹Bei der Erörterung von geheimhaltungsbedürftigen Sachverhalten ist der Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ zu beachten. ²Die Erörterung von Verschlusssachen in Gegenwart Unbefugter und in der Öffentlichkeit, zum Beispiel in öffentlichen Verkehrsmitteln, Gaststätten und Kantinen, ist zu unterlassen.
26.2: Sollen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher in Dienstbesprechungen erörtert werden, so ist darauf bei der Einladung unter Angabe des Geheimhaltungsgrades hinzuweisen.
26.3: Die entsendenden Dienststellen gewährleisten, dass nur ausreichend ermächtigte Teilnehmer entsandt werden und stellen bei VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen über die Ermächtigung eine Konferenzbescheinigung nach Muster der Anlage 6 aus, soweit die einladende Stelle dies aus besonderen Gründen für erforderlich hält.
26.4: Vor Beginn der Dienstbesprechung hat die Veranstaltungsleitung auf die Geheimhaltungsbedürftigkeit der Erörterungen hinzuweisen und sich zu vergewissern, dass alle teilnehmenden Personen ausreichend ermächtigt sind.
26.5: ¹Aufzeichnungen bedürfen der Zustimmung und sind als Verschlusssachen zu behandeln. ²Über das Mitführen von Bild- und Tonaufzeichnungsgeräten, mobilen Telekommunikationsgeräten und sonstiger Informationstechnik soll die Veranstaltungsleitung vor deren Beginn entscheiden.
26.6: ¹Bei Erörterung von STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestuften Verschlusssachen, sollen, soweit vorhanden, abhörsichere oder abhörgeschützte Räume benutzt werden. ²Vor Konferenzen auf hoher Ebene oder von besonderer Bedeutung ist bezüglich der notwendigen Abhörschutzmaßnahmen das Landesamt für Verfassungsschutz rechtzeitig beratend hinzuzuziehen.

27.Grundsätze der Aussonderung von Verschlusssachen

27.1: ¹Als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen werden wie nicht eingestuftes Material entsprechend der Aussonderungsbekanntmachung (Aussond-Bek) vom 19. November 1991 (AllMBl. S. 884, StAnz. Nr. 48, KWMBl. I 1992 S. 30) in der jeweils geltenden Fassung ausgesondert. ²Die Vernichtung erfolgt nach Nr. 29.
27.2: Nicht mehr benötigte VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind aus dem Bestand der Dienststelle zur Archivierung oder Vernichtung nach den Nrn. 28 und 29 auszusondern.

28.Archivierung von Verschlusssachen

28.1: Dienststellen bieten, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, ihre nicht mehr benötigten Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH oder höher dem VS-Archiv nach der Aussonderungsbekanntmachung-VS (Aussond-Bek-VS) vom 19. November 1991 (AllMBl. S. 892, StAnz. Nr. 48, KWMBl. I 1992 S. 39) in der jeweils geltenden Fassung zur Archivierung an.
28.2: ¹Elektronisch vorliegende Verschlusssachen sind dem VS-Archiv in entsprechender Anwendung der Aussonderungsbekanntmachung-VS zur Übernahme anzubieten. ²Das technische Verfahren der Übergabe ist zuvor mit dem Archiv abzustimmen.

29.Vernichtung von Verschlusssachen

29.1: ¹Verschlusssachen, die das zuständige Archiv nicht übernimmt, sind zu vernichten. ²Verschlusssachen sind so zu vernichten, dass der Inhalt weder erkennbar ist noch erkennbar gemacht werden kann.
29.2: ¹Für die Vernichtung dürfen nur Produkte oder Verfahren eingesetzt oder Dienstleister beauftragt werden, die die Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik erfüllen. ²Hierzu berät das Landesamt für Verfassungsschutz.
29.3: VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen können von der Bearbeiterin oder dem Bearbeiter an den dafür vorgesehenen Orten selbst vernichtet werden.
29.4: ¹VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen dürfen nur auf Weisung einer zeichnungsbefugten VS-Bearbeiterin oder eines zeichnungsbefugten VS-Bearbeiters durch die VS-Registratorinnen oder VS-Registratoren vernichtet werden. ²Die VS-Registratorinnen oder VS-Registratoren prüfen die Verschlusssachen vor der Vernichtung auf ihre Vollständigkeit. ³Die Vernichtung wird mittels Vernichtungsprotokoll und Vermerk der Vernichtungsprotokollnummer im VS-Bestandsverzeichnis nachgewiesen. ⁴Dabei ist zu vermerken, an welchem Tag welche Verschlusssachen oder welche Teile davon vernichtet wurden, mit Angabe der Ausfertigungsnummer und Seitenzahl, und wer die Weisung zur Vernichtung erteilt hat. ⁵Das Vernichtungsprotokoll ist von der ausführenden VS-Registratorin oder dem ausführenden VS-Registrator und von einer Zeugin oder einem Zeugen zu unterschreiben. ⁶In elektronisch geführten Akten muss die Vernichtung auf vergleichbare Weise nachgewiesen werden können.
29.5: ¹Ist die Vernichtung von Verschlusssachen technisch nur für eine Zusammenstellung von Verschlusssachen möglich, zum Beispiel im Falle von Verschlusssachen, die auf einem Datenträger gespeichert sind, ist die Vernichtung grundsätzlich so lange auszusetzen, bis alle Verschlusssachen der Zusammenstellung vernichtet werden können. ²Ist die vorherige Vernichtung einzelner Dokumente unabdingbar, können die noch benötigten Dateien vor Vernichtung der Zusammenstellung nach den Bestimmungen dieser Verwaltungsvorschrift vervielfältigt werden.

30.VS-Zwischenmaterial

30.1: ¹VS-Zwischenmaterial, das im Zusammenhang mit einer Verschlusssache anfällt, zum Beispiel (Temp-)Dateien, Vorentwürfe, Stenogramme, Tonträger, Folien, Fehldrucke oder Ausdrucke ausschließlich für den vorübergehenden Gebrauch, gilt als Verschlusssache. ²Für die Behandlung von VS-Zwischenmaterial sind Abweichungen nach den Nrn. 30.2 bis 30.4 bei der Kennzeichnung und beim Nachweis sowie bei der Vernichtung zugelassen.
30.2: VS-Zwischenmaterial, das nicht an Dritte weitergegeben und das unverzüglich vernichtet wird, braucht nicht als Verschlusssache gekennzeichnet und nicht nachgewiesen zu werden.
30.3: ¹VS-Zwischenmaterial, das nicht unverzüglich vernichtet wird, ist mit dem entsprechenden Geheimhaltungsgrad und dem Zusatz VS-Zwischenmaterial zu kennzeichnen. ²Bei Weitergabe von VS-Zwischenmaterial von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen an Dritte ist ein Nachweis erforderlich; dies gilt nicht bei Weitergabe an die VS-Registratur.
30.4: ¹Die Vernichtung von VS-Zwischenmaterial richtet sich nach Nr. 29. ²Nr. 29.4 Satz 2 bis 5 findet keine Anwendung.

Abschnitt 6: Zusammenarbeit mit nichtdeutschen Stellen und nichtöffentlichen Stellen mit Sitz im Ausland

31.Zusammenarbeit mit nichtdeutschen Stellen und nichtöffentlichen Stellen mit Sitz im Ausland

Für die Zusammenarbeit mit nichtdeutschen Stellen und nichtöffentlichen Stellen mit Sitz im Ausland gelten die Regelungen der §§ 34 bis 37 VSA entsprechend.

Abschnitt 7: Materielle und technische Maßnahmen

32.Planung und Durchführung

32.1: ¹Bei der Planung und Durchführung von Baumaßnahmen sind rechtzeitig Geheimschutzvorkehrungen zu treffen, soweit solche notwendig sind. ²Hierzu berät das Landesamt für Verfassungsschutz.
32.2: Bei der Planung von VS-Aktensicherungsräumen, VS-Arbeitsbereichen, VS-IT-Räumen und -Bereichen, Sicherheitsbereichen, Alarmanlagen zum Schutz von Verschlusssachen, Telekommunikationsanlagen und abhörsicheren oder abhörgeschützten Räumen ist das Landesamt für Verfassungsschutz beratend hinzuzuziehen.

33.Räumliche Sicherheitsmaßnahmen

33.1: VS-IT-Räume und alle anderen Räume, in denen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen regelmäßig oder häufig gehandhabt werden (VS-Arbeitsbereiche) sind so zu schützen, dass Unbefugte am Zutritt gehindert werden.
33.2: Mit der Handhabung von Verschlusssachen befasste Organisationseinheiten und Personen sind nach Möglichkeit räumlich zusammenzufassen.
33.3: ¹Sofern Umfang und Bedeutung der dort anfallenden Verschlusssachen es erfordern, sind in einer Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle des Landes oder in einem Teil von ihr von der jeweils zuständigen obersten Staatsbehörde im Einvernehmen mit dem Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration (Staatsministerium) Sicherheitsbereiche zu bilden. ²Diese sind durch personelle, organisatorische und technische Maßnahmen gegen den Zutritt durch Unbefugte zu schützen. ³Zutritt zu diesen Bereichen darf nur an Stellen möglich sein, an denen eine zuverlässige Prüfung der Zutrittsberechtigung stattfindet. ⁴Als Sicherheitsbereiche kommen sowohl einzelne oder mehrere Räume als auch Gebäude oder Gebäudegruppen in Betracht.
33.4: ¹Die in einem Sicherheitsbereich tätigen Personen sind beim Betreten des Sicherheitsbereiches anhand des Dienstausweises oder auf andere geeignete Weise zu identifizieren. ²Besucher und Fremdpersonal sind nach Identitätsfeststellung während des Aufenthalts im Sicherheitsbereich zu beaufsichtigen. ³Bei Besuchern und Fremdpersonal, die nachweislich, zum Beispiel durch eine Konferenzbescheinigung nach Muster der Anlage 6, nach dem Bayerischen Sicherheitsüberprüfungsgesetz überprüft sind, kann die Beaufsichtigung entfallen.
33.5: ¹Das Kontrollpersonal ist über alle Arten von Ausweisen, die zum Betreten des Sicherheitsbereichs berechtigen, zu unterrichten. ²Die Aufgaben des Kontrollpersonals sind in einer Dienstanweisung festzulegen. ³Besucherausweise oder ähnliche Aufzeichnungen sind zwei Jahre aufzubewahren.
33.6: ¹Personen, die zum Zugang zu Verschlusssachen ermächtigt sind oder die eine Tätigkeit ausüben, bei der sie sich Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher verschaffen können, ist während der Bearbeitung solcher Verschlusssachen der Betrieb von privaten Bild- und Tonaufzeichnungsgeräten, privater Informationstechnik und mobilen Telekommunikations-Endgeräten, zum Beispiel Mobiltelefone, Datenträger, Notebooks, Kameras, Diktiergeräte, Fitnesstracker, Smartwatches, am Arbeitsplatz grundsätzlich untersagt. ²Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte, bei Konferenzen, Sitzungen und Besprechungen die verantwortliche Leitung, kann spezielle Regelungen festlegen, um den Betrieb zu erlauben oder das Mitbringen zu untersagen.

34.Technische Sicherung von Verschlusssachen

34.1: ¹Technische Mittel zur Sicherung von Verschlusssachen müssen die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik festgelegten Anforderungen erfüllen. ²Dies gilt insbesondere für:
a): VS-Verwahrgelasse,
b): VS-Schlüsselbehälter,
c): Einbruch- und Überfallmeldeanlagen,
d): Zutrittskontrollanlagen,
e): VS-Transportbehälter,
f): VS-Verpackungen,
g): VS-Sicherheitstüren und -schlösser sowie
h): technische Mittel zur Vernichtung von Verschlusssachen.
34.2: Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik gibt eine auf der Eignungsfeststellung basierende aktuelle Liste der geeigneten technischen Mittel als Technische Leitlinie heraus, die zu beachten ist.
34.3: Stehen keine technischen Mittel mit Eignungsfeststellung zur Verfügung, kann das Landesamt für Verfassungsschutz im Einzelfall auch dem Einsatz anderer technischer Mittel zustimmen, soweit diese einen vergleichbaren Schutz bieten.

35.Abhörschutzmaßnahmen

35.1: Dienststellen, in denen häufig Gespräche mit GEHEIM oder STRENG GEHEIM eingestuften Inhalten geführt werden, haben Vorkehrungen zu treffen, damit ihre Telekommunikations- und Informationstechnik nicht dazu missbraucht werden kann, um Raum- und Telefongespräche abzuhören.
35.2: ¹Dienststellen nach Nr. 36.1 haben grundsätzlich abhörgeschützte (VS-VERTRAULICH und GEHEIM) oder abhörsichere (STRENG GEHEIM) Besprechungsräume einzurichten. ²Sofern die Einrichtung solcher Räume nicht in allen Dienststellen nach Satz 1 möglich ist, haben diese die gegenseitige Nutzbarkeit zu regeln. ³Im Freistaat Bayern sollen mindestens zwei solcher Räume vorhanden sein. ⁴Die Räume sind im Einzelfall auch anderen Dienststellen zur Verfügung zu stellen.
35.3: ¹Für Räume nach Nr. 35.2 gelten die folgenden grundsätzlichen Anforderungen:
a): verfügt die Dienststelle über einen Sicherheitsbereich, sollen sie grundsätzlich innerhalb dieses Sicherheitsbereichs eingerichtet werden;
b): sie sind gegen den unbemerkten Zutritt Unbefugter zu schützen; Art und Umfang des Schutzes legt die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte unter Berücksichtigung der Lage und des bestehenden Umgebungsschutzes fest;
c): sie müssen mindestens eine akustische Dämpfung aufweisen, die ein Mithören von außen hinreichend ausschließt;
d): sie sind so ausgeführt und ausgestattet, dass Versteckmöglichkeiten für Abhöreinrichtungen nach Möglichkeit beschränkt sind und Manipulationsprüfungen wirksam und in angemessener Zeit durchgeführt werden können.

²Abhörsichere Besprechungsräume sind zusätzlich so zu gestalten, dass auch eine unbefugte Übertragung von Gesprächen mittels technischer Hilfsmittel (Abhörgeräten) nach außen verhindert wird. ³Näheres regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

35.4: ¹Geräte, die geeignet sind Bild- und/oder Tonaufnahmen zu erstellen, zu speichern oder zu übertragen, zum Beispiel Mobiltelefone, Datenträger, Notebooks, Kameras, Diktiergeräte, Fitnesstracker, Smartwatches, dürfen in abhörgeschützten oder abhörsicheren Räumen nicht mitgeführt werden, wenn diese für Gespräche mit VS-VERTRAULICH oder höher eingestuftem Inhalt genutzt werden. ²Ausnahmen bedürfen im Einzelfall der Zustimmung der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten.

36.Besondere Dienststellen

36.1: Sofern Dienststellen in besonderem Maße Ziel von Angriffen auf Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Authentizität von Verschlusssachen sein können, legt das Staatsministerium diese als Dienststellen mit besonderem Geheimschutzbedarf fest.
36.2: ¹Dienststellen nach Nr. 36.1 treffen in Zusammenarbeit mit dem Landesamt für Verfassungsschutz weitere Sicherheitsvorkehrungen. ²Insbesondere sind mindestens alle vier Jahre umfassende Beratungen und Prüfungen durch das Landesamt für Verfassungsschutz in Anspruch zu nehmen.

37.VS-Registraturen

37.1: VS-Registraturen sollen, sofern vorhanden, in Sicherheitsbereichen eingerichtet werden.
37.2: ¹Außerhalb von Sicherheitsbereichen sind sie zu bewachen oder durch eine Alarmanlage technisch zu sichern. ²In beiden Fällen ist sicherzustellen, dass Unbefugte am Zutritt gehindert werden und dass ein Eindringen Unbefugter erkannt und hilfeleistenden Stellen gemeldet wird.

38.VS-Verwahrgelasse

38.1: VS-Verwahrgelasse sind besonders gesicherte Räume, Schränke oder sonstige Behältnisse zur Aufbewahrung von Verschlusssachen.
38.2: Jede VS-Registratur verfügt über mindestens ein VS-Verwahrgelass.
38.3: Ein VS-Verwahrgelass kann von mehreren Personen genutzt werden, soweit dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ durch geeignete technische Maßnahmen Rechnung getragen wird, die die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte in Abhängigkeit von den dort aufbewahrten Verschlusssachen und den zum Zugang berechtigten Personen festlegt und in der Geheimschutzdokumentation beschreibt.
38.4: Unberechtigte Zugangsversuche zu VS-Verwahrgelassen sind, soweit technisch möglich, zu protokollieren.

39.VS-IT-Räume und -Bereiche

39.1: VS-IT-Räume und -Bereiche sind Räume und Bereiche, in denen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen mit IT be- oder verarbeitet werden.
39.2: Sie sollen, sofern vorhanden, in Sicherheitsbereichen eingerichtet oder zu Sicherheitsbereichen im Sinne von Nr. 33.3 erklärt und entsprechend gegen unbefugten Zutritt geschützt werden.

40.Zutritts- und Zugangsmittel

40.1: Zutritts- und Zugangsmittel zu VS-Arbeitsbereichen, Sicherheitsbereichen, VS-Verwahrgelassen, abhörgeschützten und abhörsicheren Räumen, VS-IT, mit der VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen gehandhabt werden oder Systemen zur technischen Überwachung von Verschlusssachen sind so zu schützen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf Verschlusssachen erhalten.
40.2: ¹Gegenständliche Zutritts- und Zugangsmittel sind grundsätzlich während der Dienstzeit in persönlichem Gewahrsam zu halten. ²Vor Verlassen des Dienstgebäudes sind sie grundsätzlich in einem VS-Verwahrgelass oder VS-Schlüsselbehälter zu verschließen. ³VS-Schlüsselbehälter sind möglichst zu beaufsichtigen. ⁴Der Verschluss von Zutritts- und Zugangsmitteln unterschiedlicher Nutzer erfolgt grundsätzlich getrennt. ⁵Die Schlüssel zu den VS-Schlüsselbehältern verbleiben im persönlichen Gewahrsam des Nutzers.
40.3: ¹Wissensbasierte Zutritts- und Zugangsmittel dürfen nur den Berechtigten bekannt sein. ²Sie sind zu ändern:
a): vor der erstmaligen Nutzung,
b): bei einem Wechsel der Berechtigten oder des Berechtigten,
c): nach deren Nutzung in Abwesenheit der Berechtigten oder des Berechtigten,
d): bei einem Verdacht, dass sie bekannt geworden sind und
e): mindestens alle zwölf Monate.
40.4: Zutritts- und Zugangsmittel nach Nr. 40.1 sind zentral zu verwalten und deren Ausgabe zu dokumentieren.
40.5: Für Notfälle sollen gegenständliche und wissensbasierte Reservezutritts- und -zugangsmittel in beschrifteten und versiegelten Umschlägen voneinander und von den Originalzutritts- und -zugangsmitteln getrennt in VS-Verwahrgelassen aufbewahrt werden.

41.Abnahmen und Wiederholungsprüfungen

41.1: Dienststellen weisen die ordnungsgemäße Funktion und Ausführung von technischen Mitteln zur Sicherung von Verschlusssachen, von abhörgeschützten und abhörsicheren Räumen sowie die Einhaltung der Anforderungen der jeweiligen Technischen Leitlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik durch Abnahmeprüfungen des Landesamtes für Verfassungsschutz und entsprechende Prüfprotokolle nach.
41.2: Das Landesamt für Verfassungsschutz ist über anstehende Prüfungen nach Nr. 41.1 rechtzeitig zu unterrichten.
41.3: Nach wesentlichen Änderungen oder wenn eine Beeinträchtigung der Wirksamkeit, zum Beispiel durch Abnutzung oder Verschleiß, zu erwarten ist, sind die Überprüfungen zu wiederholen.

42.Lauschabwehrprüfungen

42.1: Lauschabwehrprüfungen werden vom Landesamt für Verfassungsschutz oder auf dessen Vermittlung vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik oder anderen Stellen durchgeführt.
42.2: Abhörgeschützte und abhörsichere Räume sind auf Veranlassung der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten vor der erstmaligen Nutzung für Verschlusssachen und danach stichprobenweise sowie anlassbezogen auf Manipulationen zu untersuchen, die die Sicherheit der Verschlusssachen gefährden können.
42.3: ¹Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte legt die Häufigkeit der Stichproben in Abstimmung mit dem Landesamt für Verfassungsschutz fest. ²In Dienststellen nach Nr. 36 soll die Prüfung ausgewählter Räume mindestens alle vier Jahre durchgeführt werden.
42.4: Andere Räume sind bei Vorliegen eines Manipulationsverdachts oder aus Anlass von Konferenzen von besonderer Bedeutung zu prüfen.
42.5: Die Dienststellen unterstützen das Landesamt für Verfassungsschutz und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik oder die andere Stelle bei der Durchführung der Überprüfungen.

Abschnitt 8: Einsatz von Informationstechnik

43.Allgemeine Grundsätze

43.1: ¹Die Verarbeitung von Verschlusssachen ist nur mit VS-IT zulässig, die hierfür freigegeben ist. ²Die Freigabe kann mit Auflagen erteilt werden. ³Abweichend von Satz 1 ist bei bereits bestehender VS-IT, mit der ausschließlich Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH verarbeitet werden, eine Freigabe zeitnah nach dem 1. Januar 2026, spätestens jedoch im Rahmen des Nachersatzes, ausreichend. ⁴Die bereits bestehende VS-IT, mit der ausschließlich Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH verarbeitet werden, darf auch bereits vor Freigabe, längstens bis zum Zeitpunkt des Nachersatzes genutzt werden, wenn die Verarbeitung nicht ausdrücklich durch die Dienststellenleiterin oder den Dienststellenleiter abgelehnt wird.
43.2: Die Sicherheit von VS-IT ist während des gesamten Lebenszyklus ab dem Zeitpunkt, zu dem feststeht, dass sie zur VS-Verarbeitung eingesetzt werden soll, bis zur Aussonderung kontinuierlich zu gewährleisten.
43.3: Werden mit VS-IT VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen verarbeitet, ist eine Risikoanalyse durchzuführen, die sich an den Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in der jeweils geltenden Fassung orientiert.

44.Freigabe des Betriebs von VS-IT

44.1: ¹Voraussetzung für die Freigabe von VS-IT ist grundsätzlich die Einhaltung der Standards zur Informationssicherheit des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in der jeweils geltenden Fassung. ²Abweichend von Satz 1 gelten für die Freigabe von VS-IT, mit der lediglich Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH verarbeitet werden, die Anforderungen des Art. 43 Abs. 1 BayDiG. ³Das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik kann in den Fällen des Satzes 2 beratend hinzugezogen werden.
44.2: Die Überprüfung der Anforderungen nach Nr. 44.1 übernimmt die Informationssicherheitsbeauftragte oder der Informationssicherheitsbeauftragte im Rahmen der mit der Richtlinie zur Informationssicherheitsorganisation der bayerischen Staatsverwaltung übertragenen Aufgaben.
44.3: ¹Für eine Freigabe ist zudem erforderlich, dass die Anforderungen des Geheimschutzes erfüllt sind; das sind regelmäßig:
a): die Erfüllung des Grundsatzes „Kenntnis nur, wenn nötig“ (Nrn. 3.1, 21.2, 52.1 Satz 1 Buchst. b),
b): die Beachtung der Grundsätze zu Einstufung und Kennzeichnung von Verschlusssachen (Nrn. 12, 14.1, 15.2, 16, 17.2),
c): die Verwaltung und der Nachweis der Verschlusssachen (Nr. 18),
d): die Einhaltung der Regeln zur Aufbewahrung von Verschlusssachen (Nr. 20),
e): die Gewährleistung der Sicherheit von VS-IT über deren gesamten Lebenszyklus (Nr. 43.2),
f): die Aussonderung und Vernichtung von Verschlusssachen (Nrn. 27 ff., 50),
g): die Beachtung der Vorgaben zur Übertragung von Verschlusssachen über technische Kommunikationsverbindungen (Nr. 49),
h): die Beachtung der einschlägigen Bestimmungen über- oder zwischenstaatlicher Organisationen sowie bilateraler Geheimschutzabkommen (Nr. 31).

²Die Anforderungen des Geheimschutzes werden in den vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik herausgegebenen Geheimschutzbausteinen des IT-Grundschutzes konkretisiert. ³Im Einzelfall und insbesondere infolge weiterer Geheimschutzanforderungen

aufgrund nationaler und internationaler Bestimmungen mit Bezug auf die Handhabung und Verarbeitung von Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH oder höher können die Geheimschutzbeauftragten weitere Anforderungen vorsehen.

44.4: ¹Vor der Freigabe von VS-IT für die Verarbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher veranlasst die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte eine Beratungsleistung durch das Landesamt für Verfassungsschutz zur Einschätzung der umgesetzten Geheimschutzanforderungen nach Nr. 44.3. ²Für VS-IT ausschließlich für die Verarbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind Geheimschutzanforderungen nach Nr. 44.3 durch die Informationssicherheitsbeauftragte oder den Informationssicherheitsbeauftragten in Abstimmung mit der Geheimschutzbeauftragten oder dem Geheimschutzbeauftragten der jeweiligen Dienststelle zu prüfen. ³Das Ergebnis der Überprüfung ist in der Geheimschutzdokumentation festzuhalten.
44.5: ¹Die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter erteilt die Freigabe, sofern die in den Nrn. 44.1 und 44.3 genannten Voraussetzungen vorliegen. ²Sollen Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH oder höher verarbeitet werden, tritt als weitere Voraussetzung ein Freigabevotum des Landesamtes für Verfassungsschutz unter Einbindung des Landesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik hinzu. ³Das Freigabevotum ist in der Geheimschutzdokumentation festzuhalten.
44.6: ¹Bei mehreren beteiligten Dienststellen erfolgt die Gesamtfreigabe durch die Dienststellenleiterin oder den Dienststellenleiter der Dienststelle, welche oder welcher die Gesamtverantwortung für das VS-IT-System hat. ²Diese Gesamtfreigabe erfolgt auf der Grundlage der von der Dienststellenleiterin oder dem Dienststellenleiter, soweit erforderlich, eingeholten Einzelprüfnachweise der beteiligten Dienststellen über die getroffenen Geheimschutzmaßnahmen. ³Im Zweifel bestimmt bei ressortinternen VS-IT-Verbünden die zuständige oberste Staatsbehörde und bei ressortübergreifenden VS-IT-Verbünden die zuständige Dienststellenleiterin oder der zuständige Dienststellenleiter des VS-IT-Verbundes. ⁴Sie informiert die beteiligten Dienststellen über das Ergebnis der Gesamtfreigabe.
44.7: ¹Die Freigabe von VS-IT für die Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH oder höher ist dem Landesamt für Verfassungsschutz mitzuteilen. ²Das Landesamt für Verfassungsschutz führt eine Liste über die in den Dienststellen freigegebene VS-IT nach Satz 1 und setzt das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik unverzüglich über die Liste in Kenntnis.
44.8: ¹Geheimschutzrelevante Änderungen bei freigegebener VS-IT bedürfen der vorherigen Zustimmung der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten. ²Bei Bedarf ist das Landesamt für Verfassungsschutz oder die Informationssicherheitsbeauftragte oder der Informationssicherheitsbeauftragte beratend hinzuzuziehen.

45.Zulassung von VS-IT

45.1: Produkte, die nach Festlegung des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik innerhalb von VS-IT IT-Sicherheitsfunktionen übernehmen (IT-Sicherheitsprodukte), müssen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zugelassen sein.
45.2: ¹Die Zulassung wird durch einen Zulassungsnachweis des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik bestätigt. ²Dieser enthält auch Bestimmungen für den Einsatz und den Betrieb.
45.3: ¹Sofern für VS-IT des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH keine zugelassenen IT-Sicherheitsprodukte zur Verfügung stehen oder diese nicht einsetzbar sind, ist die Verarbeitung oder Übertragung im bayerischen Behördennetz unter Einhaltung der bayerischen IKT-Sicherheitsrichtlinien, der Mindeststandards nach Art. 46 BayDiG sowie der Anforderungen des Art. 43 Abs. 1 BayDiG zulässig. ²Im Übrigen kann die Verarbeitung oder Übertragung erfolgen, sofern ein vergleichbares IT-Schutzniveau gewährleistet ist. ³Das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik kann in den Fällen der Sätze 1 und 2 beratend hinzugezogen werden. ⁴Dieses stimmt sich bei grundlegenden Maßnahmen mit dem Landesamt für Verfassungsschutz ab.

46.VS-IT-Sicherheitsfunktionen

46.1: IT-Sicherheitsfunktionen innerhalb von VS-IT, die Gegenstand einer Zulassungsaussage nach Nr. 45.1 sein können, sind Funktionen, die sich den folgenden Kategorien zuordnen lassen:
a): zur Zugangs- und Zugriffskontrolle,
b): zur Identifikation und Authentisierung,
c): zur kryptographischen Unterstützung,
d): für das Sicherheitsmanagement,
e): zur Informationsflusskontrolle,
f): zum internen Schutz der Benutzerdaten,
g): zum Selbstschutz der Sicherheitsfunktionen und ihrer Daten,
h): zur Netzwerktrennung,
i): zum Schutz der Unversehrtheit der gespeicherten Daten und während des Datentransports,
j): zur Verfügbarkeitsüberwachung oder
k): zur Sicherheitsprotokollierung und Nachweisführung.
46.2: Der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik herausgegebene Katalog, der auf diesen IT-Sicherheitsfunktionen und den sich hieraus ableitenden Produktklassen und -typen basiert sowie die aktuelle Liste zugelassener IT-Sicherheitsprodukte sind zu beachten.

47.Schutz von VS-Übertragungseinrichtungen, -leitungen und -verteilern

47.1: VS-Übertragungseinrichtungen, -leitungen und -verteiler, die Verschlusssachen unverschlüsselt führen, sind gegen unbefugten Zugriff zu schützen.
47.2: Innerhalb von VS-IT-Räumen und -Bereichen sowie von Sicherheitsbereichen nach Nr. 33.3 gilt der Schutz nach Nr. 47.1 grundsätzlich als gegeben.
47.3: ¹Außerhalb von Räumen und Bereichen nach Nr. 47.2 sind durch die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten festzulegende zusätzliche Maßnahmen zu treffen. ²Grundsätzlich sind hierbei der IT-Grundschutz und die Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu beachten.

48.Handhabung von Datenträgern und IT-Produkten für unverschlüsselte Verschlusssachen

IT-Produkte, die keiner Zulassung bedürfen, Datenträger und mobile IT, auf denen jeweils elektronische Verschlusssachen unverschlüsselt gespeichert sind, sind so zu schützen, wie es die Einstufung der darauf gespeicherten Information erfordert.

49.Übertragung von Verschlusssachen über technische Kommunikationsverbindungen

49.1: ¹Verschlusssachen müssen bei der Weitergabe über technische Kommunikationsverbindungen (elektronische Übertragung) grundsätzlich durch IT-Sicherheitsprodukte nach Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik verschlüsselt werden. ²Innerhalb einer Liegenschaft kann eine Verschlüsselung unterbleiben, wenn die Übertragung der Verschlusssachen ausschließlich leitungsgebunden erfolgt und die Übertragungseinrichtungen einschließlich Kabel und Verteiler gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. ³Eine unverschlüsselte elektronische Übertragung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH, die nicht ausschließlich leitungsgebunden erfolgt, ist nur unter Einhaltung der Anforderungen des Art. 43 Abs. 1 BayDiG zulässig. ⁴Nr. 51 bleibt unberührt.
49.2: ¹Abweichend von Nr. 49.1 dürfen Verschlusssachen ausnahmsweise über andere technische Kommunikationsverbindungen übermittelt werden, wenn die Übermittlung über eine Kommunikationsverbindung nach Nr. 49.1 nicht möglich ist oder einen unvertretbaren Zeitverlust bedeuten würde. ²In diesem Fall darf
a): für die Kommunikation von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Informationen eine nicht nach Nr. 49.1 geschützte Verbindung genutzt werden; es sind Verbindungen auszuwählen, bei denen das Risiko des Mithörens durch Unbefugte weitestgehend reduziert wird;
b): für die Kommunikation von VS-VERTRAULICH eingestuften Informationen eine für VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH freigegebene Verbindung genutzt werden.
49.3: Abweichend von Nr. 49.1 dürfen Verschlusssachen über andere technische Kommunikationsverbindungen übermittelt werden, wenn eine Verzögerung zu einem Schaden führen würde, der den mit einer Preisgabe der Verschlusssache verbundenen Schaden deutlich überwiegen würde.
49.4: In den Ausnahmefällen nach den Nrn. 49.2 und 49.3 sind folgende Vorsichtsmaßnahmen, die den Bediensteten zur Kenntnis zu geben sind, zu beachten, damit das Risiko eines Informationsabflusses weitgehend reduziert wird:
a): die Identität des Kommunikationspartners soll vor Beginn der Kommunikation festgestellt werden,
b): die Kommunikation ist so zu führen, dass der Sachverhalt Dritten nicht verständlich wird und ein unmittelbarer Rückschluss auf den VS-Charakter nicht möglich ist,
c): die übermittelten Verschlusssachen dürfen keine Kennzeichnungen oder Hinweise aufweisen, die sie von einer nicht eingestuften Information unterscheiden; die Kennzeichnungspflicht nach Nr. 17 ist in diesem Fall aufgehoben und
d): die Kommunikationspartner sind auf anderem Wege, zum Beispiel über andere technische Kommunikationsverbindungen, durch Post oder Kurier, unverzüglich über die Einstufung der Verschlusssachen zu unterrichten, außer dies ist im Einzelfall nicht möglich oder nicht zweckmäßig.

50.Vernichtung und Aussonderung von Datenträgern und registrierten IT-Produkten

50.1: ¹Bevor IT-Produkte, Datenträger und mobile IT im Sinne von Nr. 48 ihre gesicherte Einsatzumgebung dauerhaft verlassen, ist sicherzustellen, dass alle auf ihnen gespeicherten Verschlusssachen gelöscht werden. ²Die Löschung muss mittels vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nach Nr. 45 dafür zugelassener oder zur Freigabe empfohlener IT-Sicherheitsprodukte erfolgen.
50.2: Ist eine Löschung nicht möglich, sind die Speichermedien physisch zu vernichten.
50.3: Die Löschung und Vernichtung sind in der Geheimschutzdokumentation zu dokumentieren.
50.4: Näheres regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

51.Abstrahlschutzmaßnahmen

¹Bei VS-IT, die für VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen eingesetzt wird, sind nach Beratung durch das Landesamt für Verfassungsschutz Abstrahlschutzmaßnahmen, zum Beispiel nach dem Zonenmodell, zu treffen und zu dokumentieren. ²Einzelheiten sind einer Technischen Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entnehmen.

52.Zusammenschaltung von VS-IT

52.1: ¹Vor der Zusammenschaltung von VS-IT mit anderer VS-IT ist zu prüfen, ob und inwieweit Informationen zwischen diesen Systemen unter Berücksichtigung
a): des jeweiligen Schutzniveaus und
b): des Prinzips „Kenntnis nur, wenn nötig“

ausgetauscht werden dürfen. ²In Abhängigkeit zum Ergebnis der Prüfung sind IT-Sicherheitsfunktionen nach Nr. 46 zum Schutz der Systemübergänge zu implementieren.

52.2: Die direkte oder kaskadierte Zusammenschaltung von VS-IT mit offener IT oder VS-IT eines niedrigeren Geheimhaltungsgrades ist nicht zulässig.

Abschnitt 9: Kryptopersonal und Handhabung von Kryptomitteln

53.Kryptomittel

53.1: Kryptomittel im Sinne dieser Vorschrift sind Produkte, Geräte und die dazugehörigen Dokumente sowie zugehörige Schlüsselmittel zur Verschlüsselung, Übertragung und Entschlüsselung von Informationen, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik als solche festgelegt werden.
53.2: ¹Eingestufte Kryptomittel erhalten einen der Warnvermerke „KRYPTO“ (für „KRYPTOSICHERHEIT“) oder „CRYPTO“ (für „CRYPTOSECURITY“). ²Nicht eingestufte Kryptogeräte sowie zugehörige kryptographische Komponenten und andere zugehörige Bauteile, die sicherheitsempfindliche Funktionen ausführen, erhalten den Warnvermerk „CCI“ (für „Controlled COMSEC Item“).
53.3: ¹Kryptomittel unterliegen einer Nachweisführung. ²Die Nachweisführung erfolgt entsprechend der Nachweisführung für Verschlusssachen der Einstufung VS-VERTRAULICH oder höher. ³Dazu sind eigene Bestandsverzeichnisse anzulegen (Kryptobestandsverzeichnis).

54.Kryptoverwaltung

54.1: Dienststellen, die Kryptomittel handhaben, bestellen mindestens eine Person und eine Vertretung, die Aufgaben der Kryptoverwaltung wahrnehmen.
54.2: Beim Wechsel der berechtigten Person ist der Bestand zu überprüfen und ein Bestandsbericht (Übergabeprotokoll) zu fertigen.
54.3: Weitere Aufgaben der Kryptoverwaltung sind der Anlage 1 zu entnehmen.

55.Kryptopersonal

¹Personen, die Zugang zu Kryptomitteln erhalten (Kryptopersonal), sind von der Geheimschutzbeauftragten oder dem Geheimschutzbeauftragten nach Anlage 6 zu belehren und zu berechtigen (Kryptoberechtigung). ²Die Belehrung und die Berechtigung sind zu dokumentieren.

Abschnitt 10: Aufrechterhaltung des Geheimschutzes

56.Kontrollen

56.1: ¹Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte soll in ihrer oder seiner Dienststelle in angemessenen Zeitabständen kontrollieren, ob die Einstufung, die Befristung und die Handhabung der Verschlusssachen den Vorschriften dieser Verwaltungsvorschrift entsprechen. ²Die Kontrollen können auch durch besonders beauftragte Bedienstete durchgeführt werden. ³Soweit die Bearbeitung von Verschlusssachen mit IT betroffen ist, werden die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte hierbei von der Informationssicherheitsbeauftragten oder dem Informationssicherheitsbeauftragten unterstützt.
56.2: Alle Bediensteten haben die Durchführung von Kontrollen zu unterstützen und hierfür auf Verlangen Zugang zu allen Verschlusssachen zu gewähren.
56.3: Die oberste Staatsbehörde kann bei den Dienststellen ihres jeweiligen Geschäftsbereichs kontrollieren, ob die dortigen Regelungen, Maßnahmen und Verfahren dieser Verwaltungsvorschrift entsprechen.
56.4: ¹Die Durchführung der Kontrollen und deren Ergebnisse sind in angemessener Weise zu dokumentieren. ²Diese Nachweise sind fünf Jahre aufzubewahren.

57.Behandlung von Geheimschutzvorkommnissen

57.1: ¹Wird bekannt oder besteht der Verdacht, dass Geheimschutzvorschriften verletzt wurden oder Sicherheitsvorkehrungen den Geheimschutz nicht gewährleisten, ist die zuständige Geheimschutzbeauftragte oder der zuständige Geheimschutzbeauftragte unverzüglich zu unterrichten. ²Des Weiteren ist der Verlust einer Verschlusssache oder deren unbefugte Kenntnisnahme ab dem Geheimhaltungsgrad VS-VERTRAULICH, eines Schlüssels zu einem VS-Verwahrgelass, zu Schließfächern eines VS-Schlüsselbehälters sowie zum Ein- und Ausschalten einer Alarmanlage unverzüglich der Geheimschutzbeauftragten oder dem Geheimschutzbeauftragten mitzuteilen. ³Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte stellt in diesen Fällen den Sachverhalt fest und trifft die erforderlichen Maßnahmen.
57.2: ¹Werden Dienststellen geheimschutzbezogene Vorkommnisse mit Bezug zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen bekannt, unterrichtet die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte unverzüglich die herausgebende Stelle unter Hinweis auf diese Bestimmungen, wenn die Besorgnis einer Bekanntgabe an Dritte besteht. ²Die herausgebende Stelle trifft die ihrerseits notwendigen Maßnahmen, um Schaden zu verhindern oder zu verringern, zum Beispiel durch Änderung von Plänen oder Vorhaben und Benachrichtigung sonstiger Beteiligter. ³Soweit nationale Verschlusssachen von wesentlicher Bedeutung oder nichtdeutsche Verschlusssachen unabhängig von deren Geheimhaltungsgrad betroffen sind, unterrichtet die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte zusätzlich unverzüglich das Staatsministerium, das unverzüglich das Bundesministerium des Innern unterrichtet.
57.3: Ist ein nachrichtendienstlicher Hintergrund oder eine Verratstätigkeit anderer Art nicht auszuschließen, so ist das Landesamt für Verfassungsschutz zu unterrichten.
57.4: ¹Dienststellen, denen geheimschutzbezogene Vorkommnisse bekannt werden, die für die technische Sicherung von Verschlusssachen oder für die Sicherheit der Informations- und Kommunikationstechnik des Landes oder des Bundes von Bedeutung sind, unterrichten unverzüglich die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten, welche oder welcher unverzüglich das Landesamt für Verfassungsschutz unterrichtet. ²Das Landesamt für Verfassungsschutz informiert im Anschluss unverzüglich das Staatsministerium, das bei einer Bedeutung für den Bund unverzüglich das Bundesministerium des Innern unterrichtet.

58.Verhalten in außergewöhnlichen Gefahrenlagen

¹Sofern im Katastrophen- oder Verteidigungsfall oder in vergleichbaren außergewöhnlichen Gefahrenlagen die Möglichkeit besteht, dass Unbefugte sich Zugang zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen verschaffen können, und eine Aufbewahrung nach Nr. 20 nicht möglich ist, sind die Verschlusssachen zu vernichten. ²Die Dienststellen treffen in ihren Geheimschutzdokumentationen Handlungsanweisungen für die Vernichtung in diesen Fällen.

59.Schlussbestimmungen

59.1: Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte der zuständigen obersten Staatsbehörde kann in besonderen Ausnahmefällen Abweichungen von dieser Verwaltungsvorschrift unter der Voraussetzung zulassen, dass der mit dieser Verwaltungsvorschrift beabsichtigte Schutz durch andere Sicherheitsvorkehrungen erreicht wird.
59.2: Jede Dienststelle kann über diese Verwaltungsvorschrift hinaus verschärfte Sicherheitsvorkehrungen treffen, soweit sie die notwendige einheitliche Behandlung der Verschlusssachen im gesamten VS-Verkehr nicht stören.

60.Inkrafttreten, Außerkrafttreten

60.1: Diese Bekanntmachung tritt am 1. Januar 2026 in Kraft.
60.2: Die Verschlusssachenanweisung (VS-Anweisung/VSA) für die Behörden des Freistaates Bayern vom 14. März 1995 tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2025 außer Kraft.

Der Bayerische Ministerpräsident

Dr. Markus Söder

Anlagen

Veröffentlichung BayMBl. 2025 Nr. 571 vom 23.12.2025

Veröffentlichendes Ressort

Download

Verwaltungsvorschrift

Verschlusssachenanweisung für die Behörden des Freistaates Bayern (Bayerische Verschlusssachenanweisung – BayVSA)